|
Zarządzanie dokumentami. Odcinek 2.
Dzięki kolorom możesz szybko i łatwo opanować stosy dokumentów zgromadzone na biurku.
Nie ma cudów – każdy z nas gromadzi i zbiera dziesiątki papierów.Na wszystkich biurkach znajdują się mniejsze lub większe sterty dokumentów. Najnowsze badania dowodzą, iż 48% z nas gromadzi stosy papierów,a podstawową zasadą zarządzania „stertą” jest jej ciągłe przeszukiwanie.
Jak zatem opanować chaos w dokumentach? Papierów na biurku nie da się całkowicie wyeliminować, trzeba zatem w sprytny i przemyślany sposób nad nimi zapanować. Eksperci Esselte proponują zastosowanie kodu kolorystycznego, któryw szybki i skuteczny sposób pozwoli na opanowanie stosów papierów i pozwoli na szybkie odnajdywanie poszukiwanych dokumentów pośród wielu innych znajdujących się na biurku i w biurze.
Badania nad ludzką percepcją dowodzą, że najefektywniejsze jest zastosowanie trzech kolorów – wystarczają one do oznaczenia najważniejszych obszarów działalności, a przede wszystkim są łatwe do zapamiętania i rozróżnienia. Takie rozwiązanie oferuje kolekcja Esselte DESK FREE. Jest to linia produktów wykorzystywanych codziennie w pracy biurowej, która opiera się na trzech podstawowych, doskonale widocznychkolorach – czerwonym, niebieskim i żółtym.
Eksperci Esselte przestawiają 4 kroki efektywnego zarządzania dokumentami podręcznymi:
Krok 1 - wybór systemu kolorystycznego
Podziel zgromadzone dokumenty na 3 podstawowe działy lub tematy i przypisz im jeden z trzech kolorów. Możesz np. przypisać określony kolor do poszczególnych klientów, oznaczyć nimi ważne osoby w firmie, do których zazwyczaj kierujesz dokumenty (np. prezes, zarząd lub menedżer) lub oznaczyć sprawy bardzo ważne (czerwone), umiarkowanie ważne (niebieskie) oraz takie, które spokojnie można odłożyć na później (żółte). Wybór jest całkowicie dowolny i zależy od charakteru Twojej pracy. Od tej pory pamiętaj o konsekwentnym oznaczaniu każdego nowego dokumentu.
Krok 2 - wybór systemu przechowywania
Są dwa podstawowe systemy przechowywania dokumentów podręcznych: leżące kuwety i stojące otwarte pojemniki.
Zdecyduj się na jeden z nich i konsekwentnie trzymaj się wyboru.
Krok 3 – wybór narzędzi do archiwizacji podręcznej
Ofertówki z kolorowym brzegiem - pionowe
Jeżeli zdecydowałeś się na system kuwetowy, użyj ofertówek (rodzaj koszulki na dokumenty, która łączy w sobie także zastosowanie teczki)
w systemie kolorystycznym. Wymienne kolorowe indeksy pozwalają nie tylko dobrze i w widoczny sposób oznaczyć dokumenty, ale także umożliwiają wielokrotne wykorzystanie ofertówek – wystarczy wymienić indeks i ponownie go opisać.
Odnalezienie właściwego dokumentu stanie się niezwykle proste - wystarczy delikatnie unieść brzeg ofertówki gdzie znajduje się indeks – posiada ona w tym miejscu perforację, która ułatwia „podglądanie” opisów na indeksach. Tak posegregowane dokumenty są łatwe do odnalezienia na każdym biurku.
Ofertówki z kolorowym grzbietem - poziome
Jeżeli zdecydowałeś się na system stojących,otwartych pojemników – idealnym rozwiązaniem jest wybór ofertówek w systemie kolorystycznym z kolorowym grzbietem.
Ustawione w pojemniku będą doskonale widoczne.
Klipsy z indeksem
Idealnym rozwiązaniem do oznaczania aktualnie używanych dokumentów są klipsy z indeksem. Wystarczy dokumenty spiąć kolorowym (czerwonym, niebieskim lub żółtym) klipsem, który można odpowiednio opisać, a gdy potrzebujemy go do innych celów, to wykonany długopisem kulkowym napis możnaz łatwością zmazać zwykłą plastikową gumką. Dokumenty opisane w ten sposób również możemy przechowywać w stojących pojemnikach.
Krok 4 – przechowywanie i przenoszenie dokumentów
Jeśli chcesz zabrać ofertówki np. na spotkanie wystarczy wykorzystać kolorowe teczki kartonowe o wymiarach pozwalających swobodne umieszczeniew nich ofertówek z indeksami i wygodne zamknięcie. Zaprojektowane na zasadzie koperty, teczki można umieścić również w specjalnym organizerze.
Dzięki specjalnej schodkowej konstrukcji opis każdej teczki jest doskonale widoczny. System ten łączy również zalety archiwizacji zawieszanej, bowiem umieszczonew teczkach podręczne dokumenty są przejrzyście skatalogowanei można je z łatwością odnaleźć, bez konieczności ich wyjmowania.
Idea segregowania dokumentów przy wykorzystaniu kolorów doskonale się sprawdza. Dokumenty i papiery zawsze będą się gromadziły na naszych biurkach, trzeba tylko zastosować odpowiedni system zapanowania nad nimii z niezorganizowanego uczynić zorganizowany stos dokumentów.
Czy wiesz, że:
- od 1950 r. światowe zużycie papieru w biznesie wzrosło 6-ciokrotnie ;
- średni światowy wzrost zużycia papieru w biznesie to 20% rocznie. Jednak w wielu korporacjach to ponad 200% rocznie ;
- na całym świecie kopiarki, drukarki oraz faksy produkują między 860 miliardów a 1 bilionem kartek papieru rocznie.
Redaktor: Esselte
dodaj komentarz
przeczytaj komentarze
(
1 )
|
