|
Zarządzanie dokumentami. Odcinek 1.
Ponad 40% pracowników biurowych przyznaje się do regularnego gubienia dokumentów. Przeciętny pracownik spędza 150 godzin rocznie na szukaniu dokumentów na biurku.
Poniżej eksperci Esselte podają kilka prostych rad, jak efektywnie zarządzać swoimi dokumentami i wskazują narzędzia, które pomogą zapanować nad chaosem na biurku.
Zasada pierwsza i najważniejsza: zredukuj czas poszukiwania dokumentu o połowę i zajmij się nim w momencie, w którym wpadnie Ci w ręce. Gdy zniknie gdzieś na biurku w stosie innych papierów będzie za późno. Połóż go tak, by był łatwo dostępny, w specjalnie przeznaczonej na nowe dokumenty półce/kuwecie, koszulce, stojącym pojemniku, bądź w zawieszanych teczkach. Możesz wykorzystać w tym celu kolorystyczny system Esselte - DESK FREE* (na zdj. obok) i włożyć dokument od razu do koszulki z ustalonym kodem kolorystycznym: np. kolor czerwony na oznaczenie dokumentów pilnych, niebieski na oznaczenie spraw do rozpatrzenia, żółty na oznaczenie faktur i rachunków.
Zasada druga: wybierz jednolity system przechowywania podręcznych dokumentów, zgodnie z własnymi preferencjami i przyzwyczajeniami. Dotychczas najczęściej wybieranym w Polsce sposobem przechowywania bieżących dokumentów jest wpinanie do segregatorów. System ten jednak na ogół nie działa. Dlaczego? Dziurkowanie każdego dokumentu, bądź wkładanie go do koszulki, wpinanie do segregatora i odstawianie segregatora za każdym razem na półkę jest czasochłonne. Zajęło by nam to co najmniej 2 godziny dziennie. Do przechowywania dokumentów podręcznych służą profesjonalne systemy, takie jak: otwarte półki/kuwety na biurko, stojące pojemniki na dokumenty oraz system archiwizacji zawieszanej.
Codziennie poświęć 10 minut pod koniec dnia pracy na uporządkowanie bieżących dokumentów.
Zasada trzecia: co najmniej raz w miesiącu przejrzyj swój system przechowywania dokumentów podręcznych i wepnij nieużywane już, a potrzebne dokumenty do segregatora, a niepotrzebne wyrzuć. Nie zapominaj o używaniu przekładek tematycznych, które uporządkują twoja archiwizację wewnątrz segregatora.
Czy wiesz, że przeciętny pracownik biurowy:
- spędza 6 tygodni rocznie na szukaniu zagubionych dokumentów (wg. Wall Street Journal),
- tworzy 19 kopii tego samego dokumentu,
- gubi 1 na 20 dokumentów,
- używa jednego zszywacza raz na 5 lat,
- używa jednej półki na biurko/kuwety na dokumenty raz na 5 lat,
- używa jednego kosza na śmieci raz na 5 lat,
- używa jednego dziurkacza raz na 5 lat,
- używa jedynie 200 koszulek rocznie.
(Dane na podstawie: PriceWaterhouseCoopers Survey, Gartner Group Survey, Work Habits 2005).
Redaktor: Esselte
dodaj komentarz
przeczytaj komentarze
(
2 )
|
