Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkiem ewidencjonowania wszelkich zdarzeń gospodarczych. Oprócz ich ustawicznego rejestrowania, cyklicznym obowiązkiem zespołu księgowego jest przeprowadzanie procedury zamknięcia miesiąca przebiegającej według jasno określonych zasad. Jednak im większa firma, tym więcej dokumentów i osób zaangażowanych w rozliczenie. Źle zorganizowane zamknięcie wymaga niewspółmiernego nakładu czasu, co w rezultacie naraża przedsiębiorstwo na niepotrzebne koszty. Jak powinno przebiegać rozliczenie miesiąca, jakie są najczęściej pojawiające się problemy i jak w prosty sposób ich uniknąć?
Zadania księgowych
Zadania księgowości można podzielić na dwa rodzaje. Po pierwsze prawo wymaga, aby firma rozliczyła się ze wszelkiego rodzaju zobowiązań podatkowych i ubezpieczeniowych. Należy złożyć odpowiednie deklaracje i dokonać wymaganych opłat. Dotyczą one przede wszystkim ZUS, zaliczek na poczet podatku dochodowego pracowników i przedsiębiorstwa oraz informacji podsumowujących VAT. Po drugie, istotne jest skompletowanie i przechowywanie na wypadek kontroli wszelkiej dokumentacji, tj.:
- dokumenty związane z przychodami (faktury, raporty dobowe, dowody wewnętrzne, wydruk ksiąg lub ewidencja przychodów),
- dokumenty dotyczące amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
- dokumentacja kadrowa (listy płac, umowy i rachunki),
- dokumenty zawierające rejestr VAT,
- dokumenty przebiegu pojazdów dla celów PIT i VAT.
Jakie problemy pojawiają się przy zamknięciu miesiąca?
Problemy związane z zamknięciem, wynikają przede wszystkim ze złego podejścia do prowadzenia księgowości. Wiele firm nie postrzega rozliczenia jako procesu, ale jako zadanie do zrealizowania. Powoduje to niską efektywność, ale ogranicza też możliwość doskonalenia pracy zespołu księgowości. Zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach sprawne zamknięcie miesiąca wymaga ścisłej współpracy wielu osób, a często – kilku działów. Niezbędne jest zebranie, przetworzenie i przekazanie wielu danych, a zadania te często się zazębiają lub wynikają jedne z drugich. Zła komunikacja lub utrudniony dostęp do informacji, może powodować opóźnienie jednego elementu, który wpływa na kolejne. Przy braku odpowiedniej procedury i algorytmów dochodzi nie tylko do straty czasu, ale niepotrzebnego wykonywania kilkukrotnie tej samej pracy. Częstym błędem jest opieranie się na sztywnych checklistach, które nie uwzględniają skomplikowania tych zależności.
Jak ułatwić zamknięcie miesiąca w firmie?
Usprawnienie pracy zespołu księgowych przy zamknięciu miesiąca wymaga kilku rzeczy. Przede wszystkim potrzebny jest łatwy dostęp do dokumentacji, który zagwarantuje jej wygodny przepływ. Niezbędny jest też system, który pozwoli na kontrolowanie i kierowanie poszczególnymi zadaniami na bieżąco. Przy okazji należy wdrożyć efektywny sposób gromadzenia dokumentacji i konstruowania statystyk, co pozwoli na okresową ewaluację przebiegu procesu. Samodzielne wypracowanie takich rozwiązań to czasochłonne rozwiązanie, nawet dla specjalistów z dużym doświadczeniem. Na szczęście są narzędzia, które pozwalają uzyskać ten sam efekt. Należą do nich specjalne aplikacje i programy komputerowe. Oprogramowanie takie pozwala na zautomatyzowanie pracy wykonywanej przez poszczególnych pracowników oraz kontrolowanie i koordynowanie ich zadań na każdym etapie. Dobre systemy zapewnią również bezpośredni wgląd w potrzebną dokumentację. Przykładem takiego rozwiązania jest FlexiClosing. Program posiada wiele funkcji, które dają dostęp do harmonogramu z opisami poszczególnych zadań, możliwość bieżącej kontroli i weryfikacji procesów oraz narzędzia do komunikacji w zespole i między działami. Dodatkowo oprogramowanie to jest rozbudowane o repetytorium wiedzy zespołu księgowego, czyli zbiór informacji niezbędnych do przeprowadzania zamknięcia miesiąca. Decydując się na takie rozwiązanie, niewątpliwie usprawnimy ten comiesięczny proces. Aplikacje stworzone z myślą o prowadzeniu księgowości, to kolejny przykład na to, że stosowanie nowoczesnych rozwiązań IT dla biznesu może usprawnić działanie każdej firmy.