Pomimo nieustannego rozwoju technologii związanej z zabezpieczaniem danych, ciągle możemy usłyszeć o wyciekach danych. Dotyczy to zarówno małych przedsiębiorstw, jak i dużych firm, a nawet instytucji publicznych. Myślisz: jak ktoś mógł być tak mało ostrożny, żeby na to pozwolić? W mojej firmie na pewno do czegoś takiego nigdy nie dojdzie! Przecież mam antywirusa, nikt nie powinien zhakować mojego komputera, moi pracownicy nie zdradziliby nikomu żadnych tajemnic, a włamanie nie wchodzi w grę, przecież zatrudniam firmę ochroniarską. To bardzo dobrze, że ufasz swoim pracownikom i zapewniasz danym podstawową ochronę. Ale myślisz, że to wystarczy? Z zabezpieczaniem informacji nie ma żartów, a często do ich wycieku dochodzi w sytuacjach, o których nie pomyślałbyś, że są groźne. Poniżej przedstawiamy krótki poradnik, jak uchronić się przed utratą informacji – sprawdź, czy stosujesz się do wszystkich zaleceń.
1. Nie zostawiaj ważnych dokumentów na widoku
Znasz tę sytuację, kiedy tony papierów przewalają się po Twoim biurku, a Ty od tygodni nie masz czasu, żeby je uporządkować? Może nie ma tam nic ważnego – jedynie luźne notatki, jakieś stare faktury, niewypełnione druki, ale może przez przypadek zaplątało się tam coś ważnego? Jeśli zostawiasz stertę papierów na biurku, to tak naprawdę nigdy nie możesz być stuprocentowo pewny, że dokumenty zawierające wrażliwe dane firmy nie trafią w niepowołane ręce. Wystarczy, że podczas Twojej nieobecności ktoś może tylko rzucić okiem na Twoje biurko i uzyskać informacje, których nie chciałbyś zdradzać. Żeby temu zaradzić, stosuj zasadę czystego biurka – ważne dokumenty chowaj w szafce zamykanej na klucz, pozostałe gromadź w szufladach.
2. Nie wyrzucaj dokumentów do kosza
Tak wiele mówi się o tym, żeby nie wyrzucać dokumentów do kosza, a ciągle mnóstwo osób po prostu zwija papiery w kulkę i wyrzuca do śmietnika. Jasne, jest to bardzo wygodne, ale z drugiej strony bardzo niebezpieczne. Myślisz, że skąd biorą się historie o tajnych dokumentach na wysypiskach śmieci? Dokumenty, które zawierają poufne dane, w tym dane osobowe (RODO!), powinny być odpowiednio zniszczone. Jeśli jeszcze nie masz w swoim biurze niszczarki, poszukaj odpowiedniego dla Ciebie modelu i zagwarantuj dostęp do sprzętu swoim pracownikom. Jeśli nie jesteś przekonany do takiego typu rozwiązań, pomyśl o czymś jeszcze bardziej bezpiecznym – wynajmij firmę zewnętrzną trudniącą się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Specjaliści odbiorą od Ciebie całą dokumentację przeznaczoną do zniszczenia i zutylizują ją zgodnie z obowiązującymi normami, a Ty zyskasz spokój ducha.
3. Niszczenie nośników danych zostaw specjalistom
Jeśli nawet nie zdecydujesz się na zatrudnienie specjalistów do niszczenia dokumentów, to zdecydowanie powinieneś zrobić to do niszczenia nośników danych. Uważasz, że wystarczy wymazać dane z pendrive’a, dysku przenośnego albo komórki i wszystko, co na nich było, znika? Oj, nie… Sprawa jest o wiele trudniejsza, niż możesz przypuszczać. Skasowane informacje bardzo łatwo odzyskać, a jeśli taki „wyczyszczony” sprzęt trafi w niepowołane ręce, łatwo się domyślić, jakie może nieść to ze sobą skutki. Nie kombinuj, zleć zniszczenie nośników danych specjalistom – dzięki temu nikt nie będzie miał dostępu do informacji, które się kiedykolwiek na nich znajdowały.
4. Uważaj na to, co i gdzie mówisz
Niby oczywista rzecz, ale jednak często o tym zapomina. Ile to razy słyszymy chociażby w komunikacji miejskiej historie o panu X czy pani Y, którzy zrobili jakieś straszne przekręty w firmie? Pamiętaj, rozmowy na tematy biznesowe powinny być prowadzone w sprawdzonych pomieszczeniach. Nie zapominaj się – nigdy nie wiesz, kto tak naprawdę przysłuchuje się Twojej rozmowie.
5. Ważne dokumenty miej zawsze przy sobie
Dotyczy to zarówno papierowej dokumentacji, jak i tej elektronicznej, którą gromadzisz na nośnikach danych czy masz zapisaną na laptopie. Oczywiście sformułowanie „ważne dokumenty miej zawsze przy sobie” nie oznacza, że w siedzibie swojej firmy nawet podczas przerwy na papierosa musisz mieć ze sobą komputer. Chodzi tu o rozwagę m.in. podczas delegacji czy spotkań na mieście. Nie zostawiaj sprzętu w hotelu czy w samochodzie, a jeśli już musisz, to zabezpiecz go odpowiednio skomplikowanym hasłem!
Źródło: Essi – niszczenie i utylizacja dokumentów